Op verzoek van bewoners uit de buurt hebben wij samen met Bastiaan de Vries een voorstel voor draaiboek gedaan.
Stappen
Voor aanvang
- Formuleer je idee.
- Ga na wat de aanleiding van het evenement is.
- Onderzoek de haalbaarheid.
- Definieer vervolgens de doelstellingen van het evenement.
- Stel het beschikbare budget vast.
- Bepaal de vorm ofwel soort evenement.
- Benoem de aard of het karakter van het evenement
- Maak een profiel van de gasten
Samenstelling organisatieteam
- Zoek mensen van verschillende afdelingen en leeftijden.
- Stel een hoofdverantwoordelijke aan.
- Stel de budgetverantwoordelijke aan.
- Definieer de taken van de overige leden.
- Regel compensatie voor de leden van het team in verband met het bezoeken van een locatie, een afspraak met een cateraar, etc.
- Maak afspraken over het volbrengen van opgedragen taken.
- Stel deadlines.
Intern organiseren of uitbesteden
- Bedenk of er intern genoeg tijd vrij te maken is om het evenement te organiseren.
- Ga na of het budget het toelaat om de organisatie (van bepaalde programmaonderdelen) uit te besteden.
- Onderzoek of er genoeg kennis en ervaring in huis is om het evenement zelf te organiseren.
- Vraag je af of jouw groep de organisatorische en financiële risico’s kan dragen.
- Ga na of je efficiëntie kunt behalen door zelf online deelnemersregistratie te doen.
Leveranciers inschakelen
- Vraag referenties van leveranciers en check deze.
- Bezoek beurzen en zoek op internet.
- Maak afspraken voor oriëntatiegesprekken met leveranciers.
- Vraag verschillende offertes aan.
- Stel een contract op en vraag naar de leveringsvoorwaarden.
- Stel een begroting op.
Draaiboek samenstellen
- Stel een draaiboek samen waarin je per kolom opneemt:
- tijd
- plaats
- activiteit/programmaonderdeel
- Verantwoordelijke voor dat onderdeel
- Houd ruimte voor aantekeningen
- Stel een lijst samen met alle mensen die meewerkenaan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur deze lijst naar alle medewerkers.
- Houd tenminste één keer een operationele vergadering waarbij het hele organisatieteam aanwezig is.
Tijdens het evenement
- Geef alle betrokkenen een draaiboek.
- Zorg dat één persoon de regie in handen heeft.
- Zorg dat de regisseur bevoegd is om snel beslissingen te nemen.
- Zorg voor één persoon die fungeert als aanspreekpunt voor derden.
- Zorg voor gast heren/-vrouwen
Na afloop
- Stuur bedankbrieven aan sprekers, artiesten etc.
- Stuur herinnering aan de gasten, bijvoorbeeld door een foto-impressie van het evenement op de site of in onze wijkkrant.
- Stel een persbericht op en stuur dat naar de lokale pers.
- Werk draaiboek bij voor een volgende keer.
- Maak een financieel eindverslag
- Maak een verslag van het evenement voor op de site of in onze wijkkrant.